Cuando una empresa contrata un trabajador independiente o subcontratista, es a menudo porque quiere evitar las responsabilidades que trae aparejadas una relación de empleo, siendo las más notorias, el seguro de indemnización para los trabajadores y la responsabilidad de retener impuestos sobre el salario de los mismos.

Además cuando un trabajador es considerado un empleado, el empleador puede también incurrir en gastos relacionados con planes de retiro, seguro médico y otros beneficios suplementarios, indemnización del trabajador y reglas estatales relativas a impuestos por empleo y reglamentos del lugar de trabajo, etc.

Un trabajador puede elegir ser contratado como trabajador independiente: porque quiere trabajar autónomamente, porque para él no tienen mucho valor a los beneficios suplementarios (ej.: seguro médico), porque ésta es la única forma en la que una empresa lo va a contratar, o por otras razones.

Desde el punto de vista de los impuestos, un trabajador puede preferir ser considerado independiente en lugar de empleado porque los gastos comerciales de un empleado son deducibles solamente como deducciones detalladas y están sujetos al 2% mínimo del ingreso bruto ajustable. Por el contrario un trabajador independiente puede deducir gastos como expensas comerciales ordinarias y necesarias en el Apartado C (Formulario 1040). Además, las deducciones y/o beneficios disponibles para el trabajador independiente bajo el plan de retiro para trabajadores autónomos (Keogh) podrían resultarle más atractivos que los que puede recibir bajo el plan de retiro (si existiera) de la compañía que recibe sus servicios.

Para que una corporación pueda tener trabajadores independientes, estos deben reunir ciertas condiciones usadas para determinar si un trabajador independiente es, de hecho, un empleado. Hay tres áreas principales y 11 factores que el IRS analiza para determinar la diferencia entre un empleado y un trabajador independiente.

El IRS examina: Control de Comportamiento, Control Financiero y Tipo de Relación:

1. Instrucciones que la empresa da al trabajador.

2. Entrenamiento que la empresa da al trabajador.

   Control Financiero –

3. Hasta qué punto el trabajador incurre en gastos comerciales que no son reembolsados.

4. El monto de la inversión del trabajador.

5. Hasta qué punto los servicios del trabajador están disponibles en el mercado correspondiente.

6. Cómo le paga la empresa al trabajador. (Mientras que la mayoría de los trabajadores independientes son pagados por trabajo, es una práctica común en cierto tipo de profesiones, tales como abogacía, que sean pagados por hora).

7. Hasta qué punto el trabajador puede tener ganancias o incurrir en pérdidas.

   Tipo de Relación –

8. ¿Existe un contrato escrito que describa la relación que las partes intentaron crear?

9. Si la empresa proporciona o no al trabajador con beneficios propios de un empleado, tales como seguro, plan de retiro, vacaciones pagas o pago por enfermedad.

10. La permanencia de la relación.

11. Hasta qué punto los servicios prestados por el trabajador son un aspecto importante de los negocios regulares de la compañía.

• Proporcionará una descripción de la clase de servicios que el trabajador independiente ha sido contratado para realizar.

• Establecerá la duración de los servicios del trabajador independiente para la corporación

• Detallará la relación entre el trajador independiente y la corporación.

• Obligará al trabajador independiente a mantener la confidencialidad de los nombres de todos los clientes y otras informaciones comerciales de la corporación.

• Dejará establecido que el trabajador independiente será responsable por sus propios gastos.

• Indemnizará a la corporación, por cualquier reclamo que surja de las acciones u omisiones del trabajador independiente.

• Impedirá que el trabajador independiente pueda manchar la buena reputación o el buen nombre de la corporación.

• Impedirá que el trabajador independiente pueda competir con la corporación durante su contrato y después de haberse terminado, por un término de dos años.

Es muy difícil superar los requisitos del IRS. Algunos de los clientes de Spiegel & Utrera, P.A. lo han conseguido insistiendo en que sus trabajadores independientes se establecieran como corporación antes de comenzar a hacer negocios con ellos. Una vez que el trabajador independiente se haya incorporado, Usted estará contratando a una entidad comercial en lugar de a un individuo y evitará por consiguiente la necesidad de retener impuestos y lo que es más importante evitará el exámen del IRS.

Los 11 factores considerados por el IRS con ejemplos industriales.

El empleador debe, en general, retener el impuesto a los ingresos, retener y pagar los impuestos por el Seguro Social y Medicare, y pagar el impuesto por desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. El empleador no debe, en general, retener o pagar ningún impuesto sobre los pagos a un trabajador independiente.

Para determinar si un individuo es un empleado o un trabajador independiente bajo el derecho común, la relación entre el trabajador y la empresa debe ser examinada. Toda evidencia de control e independencia debe ser considerada. En cualquier determinación de empleado-trabajador independiente, toda información que porporcione una evidencia del grado de control y el grado de independencia debe ser considerada.

Los hechos que proporcionan evidencia del grado de control e independencia entran dentro de tres categorías: control de comportamiento, control financiero y tipo de relación de las partes, según se explica más abajo:

Hechos que indican si la empresa tiene el derecho de dirigir y controlar la forma en que el trabajador hace la tarea que fue contratado para hacer, incluyendo:

• El tipo y alcance de la instrucciones que la empresa le da al trabajador. Un empleado está generalmente sujeto a las instrucciones de la empresa respecto de cuándo, dónde y cómo trabajar. Aunque no se le hayan dado instrucciones, se considera que hay suficiente control de comportamiento si el empleador tiene el derecho de controlar la manera en que debe realizarse el trabajo para alcanzar los resultados deseados.

• El entrenamiento que la empresa le da al trabajador. Un empleado puede ser entrenado para prestar servicios de una manera particular. Los trabajadores independientes comunmente utilizan sus propios métodos.

Hechos que indican si la empresa tiene el derecho de controlar los aspectos comerciales de la labor del trabajador, incluyendo:

• Hasta qué punto el trabajador incurre en gastos comerciales que no le son reembolsados. Los trabajadores independientes tienen más posibilidades de incurrir en gastos no reembolsables que los empleados. Gastos fijos permanentes en los que se incurre, independientemente del hecho de que el trabajo se esté realizando, son especialmente importantes. Sin embargo los empleados pueden también tener gastos no reembolsables en conección con los servicios que realizan para la empresa.

• El alcance de la inversión del trabajador. Generalmente, el trabajador independiente tiene una inversión significativa en el establecimiento que usa para prestar servicio a otros. De cualquier manera no se requiere una inversión significativa.

• Hasta qué punto el trabajador independiente ofrece sus servicios en el mercado pertinente.

• Cómo le paga la empresa al trabajador. A un empleado se le paga generalmente por hora, por semana o por mes. A un trabajador independiente se le paga generalmente por trabajo realizado. Sin embargo, en algunas porfesiones, como en el caso de los abogados, se les paga por hora.

• Hasta qué punto el trabajador independiente puede recibir ganancias o incurrir en pérdidas. Un trabajador independiente puede ganar o perder dinero.

Los hechos que demuestran el tipo de relación entre las partes incluyen:

• Contratos escritos que describan la relación que las partes intentaron crear.

• Si el negocio le otorga o no, beneficios propios de un empleado, tales como seguro, plan de retiro, vacaciones pagas o ausencias por enfermedad pagas.

• La permanencia de la relación. Si Usted contrata un trabajador independiente con la expectativa de que la relación continúe indefinidamente y no tan sólo por un período o proyecto específico, esto va a ser considerado generalmente como evidencia de que su intención es en realidad crear una relación empleador-empleado.

• Hasta qué punto los servicios prestados por el trabajador independiente son un aspecto importante de los negocios de la empresa. Si un trabajador brinda servicios que son importantes para los negocios habituales de la empresa, es más probable que Usted tenga derecho a controlar y dirigir sus actividades. Por ejemplo: si un Estudio Jurídico contrata a un abogado, es probable que presente el trabajo del abogado como propio y que tenga el derecho de dirigir y controlar este ese trabajo. Esto indicaría una relación de empleo.

Si Usted prefiere que el IRS determine si un trabajador es o no un empleado, presente la forma SS-8 (Determianación de la Condición de Empleado a los efectos del Impuesto por Desempleo y Retención del Impuesto a los Ingresos, con el IRS).

Los siguientes ejemplos pueden ayudarlo a clasificar a sus empleados correctamente:

Ejemplo 1. Carlos García tiene un acuerdo con Ana Vega para supervisar la remodelación de su casa. Ella no le ha dado dinero por adelantado para realizar el trabajo. Ella paga directamente a los proveedores por los materiales necesarios. Ella se hace cargo de la responsabilidad del seguro de indemnización que cubre a Carlos García y al resto del personal que él contrató para que lo ayuden. Ella paga a los trabajadores por hora y supervisa constantemente el trabajo que realizan. Carlos García no tiene la libertad de mandar a sus ayudantes a realizar otras tareas, ni puede él mismo realizar otros trabajos mientras esté trabajando para Ana Vega. El no se hace responsable por la finalización del trabajo y no incurrirá en ninguna responsablidad legal contractual, si no cumple con el mismo. El y sus ayudantes realizan un servicio personal por un salario. Ellos son empleados de Ana Vega.

Ejemplo 2: Daniel Suarez, un experimentado colocador de azulejos, acordó verbalmente con una corporación que prestará servicios tiempo completo en lugares de construcción. El usa sus propias herramientas y realiza su trabajo en el órden designado por la corporación y de acuerdo a las especificaciones de la misma. La corporación provee los materiales, realiza frecuentes inspecciones de su trabajo, le paga por secciones de trabajo realizadas y se hace cargo del seguro de indemnización al trabajador. El no tiene un local comercial o se ofrece para realizar trabajos similares para otros. Cualquiera de las partes puede terminar el servicio en cualquier momento. Daniel Suarez es un empleado de la corporación.

Ejemplo 3: Alberto Bianchi acordó con la compañía Sawdust realizar el trabajo de construcción de un grupo de casas. La compañía acordó pagarle todos los costos de la construcción. Pero, él provee todos los equipos y herramientas. Alberto Bianchi presta servicios personales como carpintero y mecánico cobrando por hora. También actúa como superintendente y maestro de obras y contrata a otras personas para que lo ayuden. La compañía tiene el derecho de elegir, aprobar o despedir a cualquiera de los ayudantes. Un representante de la compañía realiza inspecciones frecuentemente en los lugares de construcción. Cuando se termina una casa, Bianchi recibe el pago de cierto porcentaje de sus costos. El no es responsable por faltas, defectos de construcción u operaciones antieconómicas. Al final de cada semana, él presenta a la compañía una factura por el monto que ha gastado, incluyendo salarios. La compañía le da a él un cheque por el monto de la factura y de ahí, él paga a sus ayudantes, aunque él no es personalmente responsable por sus salarios. Alberto Bianchi y sus asistentes son empleados de Sawdust.

Ejemplo 4: Guillermo Fernández firmó un contrato con Elm Corp. para completar el techo de un complejo habitacional. El contrato establece un importe fijo por los servicios prestados por Guillermo Fernández. El es un techista licenciado y tiene un seguro de indemnización a nombre de su propia empresa: Techos Fernández. El contrata sus propios techistas que son considerados empleados a efectos de los impuestos federales de empleo. Si hubiera un problema con el trabajo de techado, Techos Fernández tendría la responsabilidad de pagar por cualquier arreglo. Guillermo Fernández, realizando actividades comerciales como Techos Fernández, es un trabajador independiente.

Ejemplo 5: Silvia Díaz, electricista, presentó un presupuesto a un complejo habitacional por trabajos eléctricos a razón de $16 la hora, por 400 horas. Ella recibirá $1,280.- cada 2 semanas durante las próximas 10 semanas. Esto no se considera un pago por hora. Aunque trabaje más o menos de 400 horas para terminar el trabajo, Silvia Díaz va a recibir $6,400. Ella realiza además instalaciones eléctricas por contrato con otras compañías, trabajos que obtiene a través de avisos publicitarios. Silvia es una trabajadora independiente.

Ejemplo: Camiones Rosas firma un contrato para transportar materiales para Forest Inc. a $140 por tonelada. Camiones Rosas no recibe pago por ningún material que no haya sido entregado. A veces Laura Rosas, quien opera Camiones Rosas, alquila otro camión y contrata otro camionero para completar el trabajo contratado. Todos los gastos operativos, incluyendo seguros, son pagados por Laura Rosas. Todos los equipos son propiedad o han sido alquilados por Laura, y élla es responsable por todo el mantenimiento. Ninguno de los camioneros es contratado por Forest Inc. Laura Rosas, operando como Camiones Rosas es un trabajador independiente.

Ejemplo: Mario Rodriguez, programador de computadoras, queda cesante cuando Megabyte, Inc. reduce su personal, Megabyte Inc. acuerda pagar a Mario un importe determinado para que complete un proyecto único para crear un cierto producto. No se sabe con certeza cuánto tiempo va a tomar completar este proyecto y a Mario no se le garantiza ningún pago mínimo por las horas dedicadas a este programa. Megabyte no le da a Mario ningún tipo de instrucciones más allá de las especificaciones del producto en sí mismo. Mario Rodriguez y Megabyte tienen un contrato escrito que establece que Mario es considerado un trabajador independiente, que tiene que cumplir con los requisitos de pago de Impuestos Federales y Estatales y que no recibe ningún tipo de beneficios por parte de Megabyte. Megabyte presentará el Formulario 1099-MISC. Mario realiza su trabajo en una nueva computadora de avanzada que le costó $7,000.- Mario trabaja en su casa y no tiene, ni puede asistir a las reuniones del grupo de desarrollo de software. Mario es un trabajador independiente.

Ejemplo 1: Julia Ruiz es una vendedora, empleada con jornada completa por Roberto Paz, un comerciante de automóviles. Ella trabaja 6 días por semana y cubre una guardia en el salón de exposiciones de Roberto en cierto días y horas determinados. Ella tasa los automóviles entregados como parte de pago, pero sus tasasiones están sujetas a la aprobación del gerente de ventas. La lista de posibles clientes pertenece a la firma. Ella tiene que desarrollar iniciativas y reportar los resultados al gerente de ventas. Debido a su experiencia, requiere una asistencia mínima en la financiación y cierre de las ventas y en otros aspectos de su trabajo. Ella recibe pago de comisiones y es elegible para recibir premios y bonos ofrecidos por Roberto. Roberto paga también el costo del seguro médico y seguro de vida de Julia. Julia Ruiz es una empleada de Roberto Paz.

Ejemplo 2: Luis Blanco realiza servicios de reparación de automóviles en el departamento de reparaciones de una compañia de venta de autos. El trabaja en un horario regular y es pagado de acuerdo a un porcentaje. Luis no tienen ninguna inversión en el departamento de reparaciones. La compañía de ventas provee el local, los repuestos y los materiales; da las instrucciones respecto a los montos a cobrar, las partes a usar y el tiempo de finalización de cada labor; y verifica además todos los presupuestos y pedidos de reparación. Luis es un empleado de la compañía

Ejemplo 3: Una agencia de venta de automóviles le facilita un lugar a Andrés Barcos para que realice reparaciones de automóviles. El usa sus propias herramientas, equipos y materiales. El busca trabajo afuera, a través de agentes de seguros y otros individuos y hace todos los trabajos de chapa y pintura que llegan a al agencia. El contrata y despide a sus ayudantes, decide sus propias horas de trabajo, fija los precios de las reparaciones, hace todos los arreglos necesarios, asume todas las pérdidas por cuentas no cobradas y recibe como compensación por sus servicios, un amplio porcentaje del monto bruto del dinero recibido por el local de reparación de automóviles. Andrés Barcos es un trabajador independiente y los ayudantes que contrata son sus empleados.

Ejemplo: María Donofrio, profesional que trabaja individualmente, renta una oficina y paga por lo siguiente: teléfono, computadora, link para investigación en el Internet, máquina de fax y fotocopiadora. María compra materiales para la oficina y paga las cuotas del Colegio de Abogados y las cuotas de membresía de tres diferente asociaciones. Tiene una recepcionista de jornada parcial quien también hace la teneduría de libros. María paga a la recepcionista, retiene y paga los impuestos por empleo federales y estatales, y presenta el Formulario W-2 cada año. En los últimos dos años, María ha tenido solamente tres clientes, corporaciones con las cuales su relación ha durado mucho tiempo. María le cobra a las corporaciones una tarifa horaria por sus servicios, enviándoles facturas mensuales que detallan el trabajo realizado durante el mes anterior. Estas facturas incluyen cargos por llamadas de larga distancia, tiempo de investigación en el Internet, faxes, fotocopias, gastos de correo y gastos de viaje, por todos los cuales existe un acuerdo de reembolso con las corporaciones. María es un trabajador independiente.

Ejemplo: Juan Rueda le alquila un taxi a "Rapitaxi" por $150 diarios. El paga los costos de mantenimiento y operación del taxi. El retiene el dinero que recibe por todos los viajes. Aunque él recibe el beneficio del equipo de radio, despachador y publicidad de Rapitaxi, estos elementos los benefician a ambos: Juan Rueda y Rapitaxi. Juan Rueda es un trabajador independiente.

Para determinar si los vendedores son o no empleados bajo las reglas del derecho común, debe evaluarse cada caso en forma individual. Si los vendedores que trabajan para Usted no reúnen las condiciones de empleados consideradas por las reglas del derecho común explicadas anteriormente, Usted no tiene que retener impuestos sobre sus salarios. Sin embargo, aún cuando el vendedor no sea un empleado bajo las reglas corrientes del derecho común, su salario puede estar sujeto al pago de seguro social, Medicare, e impuestos por desempleo. Para determinar si un vendedor es o no un empleado a los fines de Seguro Social, Medicare e impuestos por desempleo, el vendedor debe cumplir 8 elementos del exámen reglamentario para empleados.

1. Trabaja tiempo completo para una persona o compañía excepto, tal vez,

   por alguna actividad de ventas suplementaria hecha para otra persona.

2. Vende en representación de, y pasa sus pedidos a la persona o compañía

   para la cual trabaja.

3. Vende a mayoristas, minoristas, contratistas u operadores de hoteles,

   Restaurantes y otros establecimientos similares.

4. Vende mercadería para reventa o para uso de la empresa del cliente.

5. Acuerda en hacer prácticamente todo el trabajo personalmente.

6. No tiene una inversión sustancial en el establecimiento donde se realiza el trabajo, que no sea en facilidades para el transporte.

7. Mantiene un relación continua con la persona o compañía para la que trabaja.

8. No es un empleado bajo las leyes del dercho común.